Les espaces s’apparentent à des armoires ou classeurs permettant l’organisation de vos dossiers, documents et fichiers. Les espaces sont à définir suivant un plan de classement des documents qui est propre à chaque entreprise. Prenons l’exemple d’une société Y qui a besoin d’organiser les documents de l’ensemble de ses services, celle-ci peut les organiser par exemple avec les différents espaces ci-dessous :

• Administration des ventes
• Commercial
• Achat direct
• Achat indirect
• Comptabilité
• Ressources humaines
• Marketing
• Qualité
• Production
• Administration

Découvrez les différentes fonctionnalités des tableaux de bords :

• Affichez l’historique des derniers documents modifiés et des derniers documents publiés.
• Visualisez différentes statistiques de vos documents, dossiers et utilisateurs liés à votre espace.
• Accédez au centre des notifications de vos documents qui regroupe l’ensemble des notifications de votre espace. Ayez une vision globale des modifications apportées à vos documents (Partage de nouveaux fichiers, modifications de fichiers et commentaires) bénéficiant de la fonctionnalité notification.
• Affichez le centre d’actualité de votre espace et accédez aux dernières actualités de votre espace.

Manipulez vos dossiers facilement :

• Créez facilement vos dossiers et sous-dossiers grâce à une interface intuitive.
• Copiez, déplacez, renommez et supprimez vos dossiers
• Épinglez vos dossiers à l’accès rapide et accédez facilement à vos dossiers favoris.
• Accédez aux propriétés de vos dossiers afin d’afficher des informations pertinentes comme les utilisateurs pouvant accéder à ce dossier, l’auteur, la date de création, la visibilité, la taille, le contenu et les notifications associées.
• Exportez vos dossiers et sous-dossiers vers votre ordinateur.
• Choisissez comment vous souhaitez diffuser vos dossiers : Partagez avec tous les utilisateurs de l’espace (Public), partagez avec des utilisateurs spécifiques (Personnalisé) ou choisissez de rendre l’accès à un dossier impossible aux autres utilisateurs (Privé).

Manipulez vos documents facilement :

• Créez facilement vos documents grâce à une interface intuitive.
• Ajoutez des métadonnées à vos documents afin de faciliter votre recherche documentaire.
• Copiez, déplacez, renommez et supprimez vos documents
• Épinglez vos documents à l’accès rapide et accédez facilement à vos documents favoris
• Accédez aux propriétés de vos documents afin d’afficher des informations pertinentes comme les utilisateurs pouvant accéder à un documents, l’auteur, la date de création, la visibilité, la taille, le contenu et les notifications associées.
• Téléchargez vos documents.
• Créez un lien téléchargeable pour vos documents et/ou envoyez par mail vos documents directement depuis Gestio G.E.D.
• Verrouillez vos documents afin de bloquer la modification et/ou la suppression de ceux-ci pendant que vous travaillez dessus.
• Ajoutez des raccourcis à vos documents afin de les faire apparaître au sein d’autres dossiers pertinents pour votre organisation.
• Associez une date de validité à vos documents.
• Associez une date de rappel à vos documents.
• Choisissez comment vous souhaitez diffuser vos documents : Partagez avec tous les utilisateurs de l’espace (Public), partagez avec des utilisateurs spécifiques (Personnalisé) ou choisissez de rendre l’accès à un document impossible aux autres utilisateurs (Privé).

Les fonctionnalités du cycle documentaire :

• À la création d’un document avancé, indiquez si celui-ci est un document à faire valider.
• Associez une date de rappel à vos documents avec validation.
  
• Définissez les utilisateurs pouvant valider les documents d’un espace.
• En tant que validateur, modifiez les erreurs du document avancé avant acceptation de celui-ci.
• Recevez une notification pour chaque document à faire valider.

Découvrez le récapitulatif des principales fonctionnalités associées aux documents avancés :

• Créez des formulaires personnalisés.
• Autorisez l’accès seulement aux utilisateurs concernés par le formulaire.
• Paramétrez les métadonnées de vos formulaires avec les types de champs suivants : Texte, numérique, alphanumérique, date et heure, liste déroulante et check-list.
• Créez des masques de saisie pour vos champs textes (Exemple : URL web, IBAN, SIREN, etc.).
• Rendez obligatoire les champs nécessaires.
• Créez des modèles de champs que vous pourrez intégrer dans plusieurs formulaires à la fois.
• À la création d’un document avancé, indiquez si celui-ci est un document à faire valider
• Gérez le versioning de vos documents.
• Ajoutez des commentaires à vos documents avancés afin d’informer vos collaborateurs des modifications apportées.
• Recevez une notification pour chaque ajout, modification ou suppression d’un document avancé au sein d’un espace.
• Effectuez des recherches avancées à partir des métadonnées personnalisées des documents avancés.

Les principales fonctionnalités de la recherche avancée :

• Indiquez si vous souhaitez rechercher un document standard, avancé, un dossier ou un fichier. Par défaut ces choix sont sélectionnés.
  
• Réalisez une recherche par titre, par mots-clés ou par le résumé d’un document (standard et/ou avancé). Pour les mots-clés, vous avez la possibilité de faire une recherche avec des opérateur logique entre ces mots-clés (ET / OU).
• Trouvez vos documents et dossiers suivant d’autres critères tel que la période de création, l’auteur, l’espace associé, le nom du dossier parent ou encore grâce à la taille des fichiers.
• Affichez le cheminement complet de votre recherche afin de retrouver facilement votre document ou dossier.

Les principales fonctionnalités du module agenda :

• Un agenda pour chaque espace créé.
  
• Créez des évènements avec une heure de début et une heure de fin.
• Affichez l’agenda suivant vos préférences (Jours, semaines, mois).
• Appliquez des codes couleurs à vos évènements afin de faciliter votre lecture.